Protocolizaciones
La protocolización de documentos un proceso mediante el cual el Notario recibe y transcribe o relaciona en su protocolo (libros), algún documento para hacer constar su existencia (autenticidad) en la fecha respectiva.
Este procedimiento permite certificar que el documento que se presentó al Notario coincide con aquel que se transcribió o relación. Dota al mismo con efectos de carácter público (en cuanto a fecha y semejanza) y facilita su utilización en ciertos trámite y transacciones posteriores.
Algunos tipos de documentos que se protocolizan de acuerdo con la ley son los siguientes:
- Actas de personas morales.
- Acuerdos o Licencias de autoridades administrativas.
Copias certificadas (cotejos).
La copia certificada es un documento que expide el Notario y hace constar que coincide con aquel que se le presentó o aquel que se encuentra en su protocolo (libros) o sus archivos.
Cuando se trata de un documento que se le presenta al Notario se hace un registro en un libro especial y se indica el número en la anotación o texto que se agrega al documento, dejando una copia en los archivos del Notario.